如何批量制作荣誉证书
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admin
2019-11-17 02:53

  WORD的“邮件合并”功能为我们批量制作荣誉证书提供了便利条件。下面以Microsoft Office 2010为例,为你详细说明批量制作荣誉证书的全过程。

  第一步,先检查已有的Excel2010数据文档,处理好授奖人员信息表,包括姓名、所在单位及获奖等次等,保存。

  第二步,启动WORD2010,新建一个WORD文档,保存。执行【页面布局】/【纸张方向】/【横向】(这里纸张大小取默认的A4纸,亦可根据你的需要进行设置)。还要执行【页面布局】/【纸张大小】/【其他页面大小】/【打印选项】,勾选“打印背景色和图像”。如果你要给买来的已有背景图的奖状纸上打印文字,那就不要勾选“打印背景色和图像”。

  第三步,执行【页面布局】/【页面颜色】/【填充效果】/【图片】/【选择图片】,找到一个预先存放好的证书样图。注意,样图的大小要与页面大小相适应,如A4横向页面的背景图应是宽29.7厘米×高21厘米(或1123像素×794像素)。如果你手头没有合适的模板样图,可到本文后面选择图片下载。如果你要给已有背景图的奖状纸上打印文字,则需要预先扫描保存奖状图,图片大小要设置为与奖状纸大小一致,以此作为背景填充图,用来控制要打印的文字格式及位置。如果不要背景图,那你就得在正式打印之前,反复打印、对比、调整,直至满意。

  第四步,根据常见的荣誉证书文本样式,输入所有证书共用的内容文字。以突出主体、美观大方为原则进行格式化并参照背景图调整好位置。保存。如“农业系统的张万林同志,在2019年度工作成绩突出,获景林县工作楷模二等奖。特颁此证,以资鼓励。景林县人民政府 二〇二〇年一月”,其中带下划线部分属于将要由电脑进行自动替换的内容。

  第五步,执行【邮件】/【开始邮件合并/【普通Word文档】,再执行【选择收件人】/【使用现有列表】,选取数据源:定位到你开头填好的Excel表格文件所在的路径,选择该Excel文件并选择数据所在的工作表(如Sheet1$)。

  第六步,执行【邮件】/【编辑收件人列表】,在打开的窗口中选择获奖者的姓名,默认是全选,选好后点击“确定”按钮,将光标移到要插入姓名的Word2010模板文档的精确位置(可将原有姓名用鼠标覆盖选取,以备替换),点击“插入合并域”右侧的小箭头,选择“姓名”。用同样的方法,依次插入“单位”(一般应在姓名之前)和“等次”等。这些项目是每张证书各不相同的,常规制作打印证书的麻烦和难点就在这里。

  第七步,现在我们可以执行【邮件】/【预览结果】,看到受奖者姓名、单位和等次等自动更换为受表彰人的信息。通过点击“预览结果”右侧的箭头或者输入数字,可以逐张查看每个人的荣誉证书。注意保存。

  第八步,现在执行【邮件】/【完成并合并】/【编辑单个文档】/【全部】,电脑会将全部的荣誉证书合并到一个新建的Word2010信函文档中;点击“打印文档”就可以将这些荣誉证书直接批量打印出来。注意,这样生成的文件,看不到背景图,但在打印时电脑会根据你是否勾选“打印背景色和图像”来处理背景图的打印与否。

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